Har du fått oppgaven med å arrangere en konferanse for din bedrift? Det kan være en real utfordring hvis du ikke helt vet hvor du skal begynne, eller hvordan du skal gå fram for å dra det hele trygt i havn.

Senk skuldrene, det er hjelp å få fra profesjonelle arrangører. De har årelang erfaring med konferanser og alle slags arrangementer med mange deltakere.

Å arrangere en vellykket konferanse innebærer en lang liste med gjøremål. Det er mange små, men viktige detaljer som skal på plass. 

Les videre, så får du gode tips til å planlegge og gjennomføre din neste konferanse. 

1. Begynn å planlegge

Det viktigste ved å arrangere en vellykket konferanse er god planlegging og en gjennomtenkt logistikk fra A til Å. For at arrangementet skal gå knirkefritt for seg og gi deltakerne en god opplevelse, må alle detaljer være på plass – både før, under og etter konferansen.

Mange undervurderer hvor mye tid som går med til å planlegge en konferanse. Ting tar tid (som regel lengre tid enn du tror).

Handlingsplan og milepæler

Lag en handlingsplan, gjerne i Google Regneark eller et lignende verktøy, og del det med alle involverte. Legg inn frister og be om bekreftelse på at jobben er gjort.

Del gjerne opp planleggingsperioden i faser, med milepæler for hver fase. Når du jobber mot én milepæl om gangen, blir planleggingsarbeidet mest mulig effektivt og ryddig.

Definer formålet med konferansen

Hvorfor skal dere arrangere konferansen? Hva får din bedrift ut av det? Er det merkevarebygging, kompetanseheving, omdømme, salg, eller er billettinntektene hovedmålet?

Uten en tydelig definert hensikt blir det vanskelig å skulle måle resultater og konkludere i etterkant om konferansen var vellykket.

Avklar det faglige innholdet

Et godt faglig innhold er avgjørende for å trekke deltakere til konferansen. Jo tidligere du har programmet på plass, desto enklere blir mange av de andre oppgavene, som f.eks. å tilrettelegge i konferanselokalet (grupperom/plenum, parallelle sesjoner. etc.), budskap for markedsføringen, invitasjoner og påmelding.

2. Finn lokale

Når du har satt av dato og har en formening om hvor mange deltakere som kommer, kan du begynne med å finne det perfekte lokalet. Mange venter for lenge med å få dette i boks og ender opp med å gå glipp av en drømme-venue fordi det er opptatt i det aktuelle tidsrommet. 

Lokaler det er ekstra rift om, for eksempel på et populært konferansehotell eller kongressenter, må gjerne må bookes ett–to år i forveien. 

3. Book foredragsholdere og ha god mat/drikke

Foredragsholdere til konferansen må ofte bookes minst seks måneder i forkant. Vær ute i god tid for å sikre deg de beste!

Maten er med på å gi totalinntrykket av konferansen. Moderne konferansemat skal ikke bare smake godt, den skal også gi deltakerne energi til å holde ut dagen. Balanser gjerne mellom hva som er sunt, og hva som er ekstra godt. 

Ikke glem alternativ til vegetarianere, allergikere eller de som har andre matpreferanser. 

4. Sørg for å markedsføre deg godt

Du kan ha en aldri så spennende konferanse, men for å for å klare å fylle alle setene i salen må du markedsføre deg. Godt oppmøte betyr inntekter, synlighet og sponsormuligheter. 

Hvem er målgruppen?

For å kunne markedsføre konferansen mest mulig effektivt, må du ha klart for deg hvem du arrangerer den for, hvem du skal invitere. Nåværende kunder? Samarbeidspartnere? Ansatte? Få dette på plass tidlig, så er du godt i gang og kan begynne å utforme det rette budskapet i promoteringen.

5. Gjennomfør! 

Dagen for konferansen er her. Nå er det bare å brette opp armene og sørge for at alt går på skinner! Sørg for å holde alle involverte fullt oppdatert mens arrangementet pågår og i etterkant. 

Teknisk utstyr

Det tekniske utstyret må være på plass i god tid før konferansen starter. Hvis lyd, lys, bilde og video ikke virker som det skal, setter det fort en demper på stemningen. 

• Vær tidlig ute med å koble opp og teste, slik at du er sikker på at alt fungerer. 
• Foredragsholdere vil også trenge veiledning på bruken av utstyret, også dette må avklares i god tid i forkant. 
• Hvis konferansen avholdes på et hotell eller kongressenter, er det lurt å samarbeide tett med stedets tekniker. Alternativt kan du leie inn en tekniker til å ta seg av lyd, lys og video på konferansen.

Deltakerhåndteringen

Når alt kommer til alt er en god deltakeropplevelse det aller viktigste når du arrangerer konferanse. 

Legg til rette for god kommunikasjon med de som er til stede, og sørg for at de føler seg ivaretatt.

• Har dere sørget for enkel tilkomst/parkering? 
• Er registreringen lagt opp på en oversiktlig og praktisk måte?
• Hvor mange pauser skal det være?
• Er det mange nok stasjoner for mat og drikke i pauselokalene?
• Hvor skal dere plassere kaffe, te og isvann?

Om ikke alt går etter planen (det gjør det svært sjelden på arrangementer), behold roen. Ha gjerne en plan B i bakhånd, i tilfelle noe skjærer seg.

Noen gode tips til slutt

Ikke overlat ting til tilfeldighetene, og ikke la involverte parter ta venstrehåndsløsninger.  Tving gjennom kvalitet i alle ledd.

Ikke prøv å ta jobben fra de som er profesjonelle, stol på at de kan jobben sin – men be om innsyn og delaktighet.

“Plag” arrangøren! Det finnes ikke feil spørsmål, og ikke gi deg før du er sikker på at du kan stole på at jobben blir gjort. Gå gjennom de ulike sidene av konferansen og prøv å se det hele gjennom deltakernes øyne. 

Mitt beste råd er: Hver gang du kommer et steg videre i planleggingen, len deg tilbake, lukk øynene og gjennomfør arrangementet fra start til der det stopper. Reis med bussen, gå inn i hotellet, forestill deg hele deltakerreisen. Da vil du måtte stoppe opp og justere for å komme videre.

Lykke til med konferansen!