Når du kontakter et reisebyrå for å få hjelp med planleggingen av neste firmatur, er det ikke til å unngå at reisebudsjettet påvirker hva slags tur du kan sikte mot. Ofte forbinder vi spennende reiser med enorme budsjetter, men det viser seg at én faktor er helt avgjørende for å strekke budsjettet lengst mulig: fleksibilitet.

Med et åpent sinn kommer mange muligheter 

Vi er vant med at en planleggingsprosess består av å fastsette så mange elementer som mulig, og kanskje kommer du til reisebyrået med ei liste over absolutte krav til turen. Det er smart å ha tenkt gjennom minstekrav til hotellstandard, maksimal reisetid og preferanser for hvilke aktiviteter og kulturtilbud som skal være tilgjengelige i området der dere skal bo, for å nevne noe. 

I planleggingen av en firmatur er det slik at jo mer fleksible dere kan være som gruppe, desto flere mulige reisemål og løsninger kan dere velge blant. En tur til en populær sol- og badedestinasjon i januar, februar eller mars vil kunne være tilgjengelig til en brøkdel av prisen du må ut med i sommermånedene. 

Er dere villige til å tenke litt utenfor den berømte boksen, kan det være svært mange slike muligheter for å reise til steder som i utgangspunktet ikke virker overkommelige ut fra reisebudsjettet. 

Non-negotiables – urokkelige krav

Samtidig som fleksibilitet åpner nye dører, er det viktig å holde fast ved de kravene og forventningene som er urokkelige. Det er helt greit å ha noen preferanser som er absolutte. Jeg kaller disse non-negotiables, altså krav som ikke kan forhandles om. Kanskje har dere medlemmer av gruppen som ikke er særlig fysisk mobile, og som gjør at dere ønsker å bo midt i smørøyet der alt skjer? Kanskje er det uaktuelt å bo på et enkelt motell eller hotell med lav standard, fordi selve hotellopplevelsen er viktig for dere? 

Det kan være mange grunner til at slike krav ikke kan flyttes på, og det er smart å ha de punktene klare. Noen ganger vet man ikke hva ens egne non-negotiables er før reiseagenten foreslår noe, så en måte å kartlegge disse behovene på, er gjennom samtalen med reiseagenten. 

Selv om det er fint å være åpen for det meste, er det like viktig å være tydelig på disse absolutte kravene, fordi de ofte er avgjørende for å sikre en god reiseopplevelse for hele gruppen. Så fort reiseagenten kjenner dine non-negotiables, kan dere begynne å utforske hvilke muligheter som finnes innenfor de satte rammene. Et tips er likevel å begrense antallet non-negotiables, og å huske at for hvert punkt som havner på den listen, begrenser det også hvilke alternativer dere kan velge blant. 

Sesong og reisetidspunkt

Prisene på både flybilletter og hoteller varierer med sesongene, og reisesesong vil alltid ha noe å si for hvor mye du får for pengene dine. Dersom turen deres er avhengig av godt vær, legger det noen føringer. Er målet en avslapningstur der ansatte kan hente seg inn og lade opp etter en hektisk og stressende periode, ønsker dere kanskje en solfylt og varm destinasjon. Har dere mulighet til å reise når ikke alle andre har fri, vil dette kanskje muliggjøre en sol- og badetur som ville blitt for dyr i høysesongen.

Planlegger dere en opplevelsestur der mat- og kulturopplevelser er det viktigste, eller målet er et eksklusivt spahotell, er det kanskje ikke så viktig om sola skinner eller ei. Å være væruavhengig åpner for en hel rekke sesongbaserte reisemål.

Både avreisetidspunkt på døgnet, i ukedagene og i sesongen vil påvirke prisen for en tur, og dermed hva som kan rommes innenfor et gitt budsjett. Det kan derfor være smart å ha sjekket ut med gruppa om de synes det er greit å reise på ugunstige tidspunkt, altså tidlig om morgenen og sent på kvelden, for eksempel. Går det an å reise på mindre populære dager som torsdag og tirsdag heller enn utreise fredag og hjemreise søndag? De fleste hoteller sliter med å få fylt opp rommene sine natt til mandag, så om dere inkluderer den natten i oppholdet, vil dere mest sannsynlig få en gunstig pris for overnattingen. 

Reisetid og tidsbruk

Spørsmål som omhandler hvor lenge dere vil være borte, hvilke dager dere kan være borte, hvor langt unna dere er villige til å reise, og om det er greit med en mellomlanding, er også med på å forme de løsningene som finnes for dere. Har dere noen med flyskrekk i gruppen, går det kanskje an å se på mulighetene for å reise med båt, buss eller tog? Igjen er regelen at jo større fleksibilitet dere utviser, desto flere muligheter har dere.

Planlegg i god tid

Det er stor forskjell på å reise i en gruppe på fem og en gruppe på seksti. Med en mindre gruppe kan du være heldig og finne en prisgunstig tur i siste liten, men med en større gruppe kreves det også mer organisering og tilrettelegging. Sjansen for å finne nok seter på samme fly og ledige rom på samme hotell øker jo tidligere dere går i gang med planleggingen.